【パワーポイント】素早く資料を作る為に抑えて欲しい使い方とは

「明日のプレゼンテーションまでにこの企画の資料を作っておいて」という依頼、よくありますよね。そこまで早急にというのは珍しいかもしれませんが、納期が差し迫った状態での依頼は仕事をするうえで逃れることのできない業務であることは確かです。「もっと早く言ってくれればいいのに…」という言葉も聞こえてきますが、文句を言っても何も始まりません。

今回はそんな状況でもあなたが素早く資料を作成できるようになる為の、資料作りの基本から資料を美しく見せる為の抑えるべきポイントまでを解説いたします。

パワーポントで素早く資料を作れるようになるメリットとは
  • 仕事が早く終わる
  • 迷いなく資料作成を進めることができる
  • 要点を逃さない、的確な資料を作れるようになる
  • 「考えること」に集中できるようになる

抑えておくべき操作のポイント

何を今更と思われるかもしれませんが、基本を見直すと効率をあげる為の方策が見つかるかもしれません。あなたにとって当たり前と思っていた操作がもっと早くできる可能性も充分にあります。一度基本に立ち返ってみてはいかがでしょうか。

ページ構成

パワーポイントでは容易にページを増やすことができますね。ワードやエクセルと大きな違いは作成したページの構成を一覧として閲覧できることです。この特徴を活かしページ構成をすることが資料を作るうえで最初に大切なことになります。つまり、ページを作ることが簡単だからこそ、全体像を把握することに注力すべきです。

テキストの挿入

ワードは特に何も準備しなくてもテキストを入力していくことができますが、パワーポイントでは「テキストの挿入」をしなくてはなりません。この手順は資料のボリュームが多くなればなるほど負担になります。また、資料全体としての統一感(フォントスタイルやフォントサイズなど)を保つ為にも、一度設定したテキストをコピーして新しいテキストを入力するほうが良いでしょう。

画像の挿入

パワーポイントでも簡単な画像の編集は可能ですが、できる限り挿入前に編集しておくことをオススメします。その理由としてはe-webでも過去に記事にしていますが、資料の使い勝手をより快適にするためです。詳しくは以下の投稿をご覧ください。

今やデジタル画像は何も特別なものではないものになっていますが、インターネットの普及などでますます必要性の高い技術になっています。また、ひと昔...

資料の場合、特に致命的なのが画像(ここではグラフなどを画像データにした場合が主な内容です)がぼやけてよく見えないということでしょう。適切な画像を作ることで問題を回避するようにしてください。

図形の挿入

パワーポイントではいろいろな形の図形がデフォルト(初期設定)で使えるようになっています。これらを有効活用することはもちろん大切ですが、何よりも大切なのが資料を読む相手に自分の意思が伝わることです。見た目がキレイでも伝わらなくては資料のしての意味はありません。ですので、資料の作り始めは特にシンプルに構成すると良いでしょう。

テンプレートの使い方

テンプレート、つまり資料としてのデザインもパワーポイントには用意されていますが、e-webではテンプレートを使わないことを推奨しています。その理由は、体裁が良く見えてしまうので、肝心の内容がおろそかになる可能性が高いからです。また、資料の内容とテンプレートのイメージがかけ離れると読み手にとっては違和感を感じる原因にもなりかねません。

資料作成初期の段階では体裁を整える必要はありません。とにかくコンテンツ(内容)の洗い出しや全体の流れ、伝わる文章の作成に注力してください。

資料の保存方法

保存ボタンを押すだけと言ってしまえばそれまでですが、その保存したファイルをどのように管理するのかが重要です。資料も一度作って終わりならまだよいのですが、情報を追加したり修正したりする必要がある場合がほとんどでしょう。ファイル名にはバージョンの番号を入れたり、日付を入れるなど工夫をして保存しておきましょう。また、資料に変化を加えた場合は元のファイルとは別に保存することをオススメします。万が一以前の情報が必要となった場合に無駄な労力を減らすことができます。

資料を作る前に

抑えるべき操作のポイントでも記載していますが、資料を作る際に最も重要なのは作成前の下準備といえるでしょう。ここをおそろかにして資料作成をしてしまうと、「内容が思いつかない」とか「考えがまとまらない」「何が言いたいのかわからなくなった」ということになりがちです。パソコンに向かって少しでも進めたい気持ちも充分に理解できますが結果的には遠回りになりますので、ここはぐっと我慢して下準備から入るようにしてください。

具体的に下準備で考える必要のある内容は

  1. 資料作成の目的
  2. 誰がその資料を読むのか
  3. 起承転結を代表とした全体の構成
  4. 載せる必要がある画像や資料(情報)は何か
  5. どの程度のボリュームで作成するか(主にページ数)
  6. 最終的な落とし所(資料作成の目的と重複する場合もあります)

上記が主なものになります。他にも状況に応じて追加するようにしてください。

デザイン的視点から見た良い資料の条件

ここまでは資料の内容について大切なことを説明してきましたが、資料のデザインも伝わる為の要素として大切なことに間違えはありません。ただしくれぐれも忘れないでいただきたいのは、コンテンツが何よりも重要ということです。(決して良いわけではありませんが)デザインが多少おそろかになっても内容がしっかり伝わればその資料の意味はちゃんと活きてきます。しかしデザインだけ良くても内容が伝わらなくては資料としての意味を成しません。この事実を忘れないでください。

それでは「資料」という観点からの抑えるべきデザイン手法をいくつかお伝えいたします。使い方としては難しくないものばかりなので、ぜひお試しください。

オブジェクト(テキストや画像など)の配置

デザインに慣れていないと案外気にせず配置してしまうようです。画像の左端とテキストの左端を揃えるなどすると、格段に見栄えが良くなります。また、入るからといってページの端にまで情報を入れてしまうと読み手にとっては非常に読みづらくなることが多いので、上下左右と余白を設けて配置するようにしてください。その際、仮想の枠を作り、その枠にオブジェクトを揃えるとより美しく見えるようになります。

テキストの分量

デザインとは多少離れてしまうのですが、テキストの分量も資料にとって大切な要素です。資料はブログや書籍ではありません。また、資料の読み手は時間が無いことが多いですから、簡潔に伝わるように文章を工夫する必要があります。箇条書きにしたり、図解にすることでカバーしましょう。

テキストのサイズ

資料だけに言えることではありませんが、テキストの大きさ、サイズも大切な要素です。小さすぎて読めないというのは論外ですが、かといってなんでもかんでも大きくすれば良いというわけではありません。重要なところだけテキストを大きくしたり太くしたり、色を変えるなどで対処しましょう。

資料内で使われるフォントサイズの種類は、全体を通して差が少ないと上品なイメージになります。逆にサイズ差を大きくすると躍動感が出ます。ただし下品なイメージにもなりかねないので気をつけるようにしてください。

色づかい

オブジェクトの配置同様、デザインに慣れていないと色使いに困るということが多いようです。また、こだわりすぎてたくさん色を使って失敗するというケースもよく見かけます。ですのでe-webからの提案として、まずは色を使わないことをオススメいたします。厳密に言うと「色を使わない」のではなく、最初に任意のテーマカラーを決めていただき、作成の段階ではその色のみを使用していただく、ということです。黒である必要はありませんが、背景とのコントラストが高い色を採用したほうが良いでしょう。

資料がある程度できたところで、重要なところや特に見せたい・強調したいところに別の色を乗せてみてください。全体的にまとまりのある資料のデザインをすることができます。ただしここでも何種類も色を使用することは避けるように意識する必要があります。3〜4色ぐらいがオススメです。

総括

いかがでしたでしょうか。資料作成とひとくくりにしてもいろいろな資料がありますので必ずしもあてはまるわけではありませんが、基本を知っておくことで応用しやすくなるはずです。

この「基本を知る」ということがとても大切で、基本を抑えているから資料作成が素早くできるようになるということに気づいてください。また、資料作成と資料の内容は別物ではありませんので、考えをまとめるという面でも役に立つはずです。

少しでも業務効率をあげることが、結果あなたにとっても有益になるはずです。今後もe-webではそんなあなたに役立つ情報やノウハウを提供していきたいと考えています。